Colloque 331-La gouvernance informationnelle dans les organisations (ACFAS 2014) – Groupe d'études et de recherche en gouvernance informationnelle (GREGI)

Responsable(s)
Dominique MAUREL Université de Montréal, Natasha ZWARICH UQAM – Université du Québec à Montréal

Description
Le concept de gouvernance informationnelle se fait de plus en plus présent dans le cadre législatif de différents gouvernements. Cela témoigne de l’évolution des besoins en matière de création, de traitement, de conservation, d’accessibilité et d’utilisation de l’information produite dans la réalisation des processus d’affaires. Cela démontre aussi l’importance accordée aux ressources d’information, celles-ci constituant des actifs essentiels pour les organisations. Les principaux enjeux informationnels vécus par les organisations portent sur les notions de risque, de sécurité, d’intégrité et de disponibilité des contenus informationnels et des systèmes d’information. Ces enjeux sont considérablement accrus avec le numérique, qui entraîne la dématérialisation de l’information, et ainsi les risques de perte, de fuite et d’altération des contenus informationnels. Un système de gouvernance informationnelle fournit un cadre de responsabilité précisant les principes et règles de base, la structure de direction, de même que les modalités de gestion et d’accessibilité de l’information pour que celle-ci puisse être utilisée de manière efficace et efficiente dans l’organisation. Un tel système doit soutenir l’organisation aux plans concurrentiel, économique, juridique, politique et éthique. Les dispositifs à mettre en place doivent inclure : 1) le cadre décisionnel, légal, normatif et réglementaire du système de gouvernance informationnelle; 2) les objectifs, valeurs et principes fondamentaux sur lesquels bâtir une culture partagée d’information au sein de l’organisation; et 3) les fonctions d’information à implanter dans une perspective intégrée. Ce colloque vise la réflexion sur les défis, les dispositifs et les stratégies entourant l’implantation d’un système de gouvernance informationnelle dans les organisations. Pour ce faire, il souhaite favoriser la collaboration entre les chercheurs et les professionnels de l’information dans la recherche de pistes de solution.

Résumés des présentations

Normand CHARBONNEAU Bibliothèque et archives nationales du Québec	Gestion des archives et gouvernance au Québec : un regard vers l’avenir La gestion des archives doit être considérée comme un moyen privilégié d’une bonne gouvernance dans les Administrations. Convergent aujourd’hui ces préoccupations pour la transparence, pour de saines pratiques de gestion, pour la reddition de compte et l’imputabilité ainsi que pour l’efficience qui nous ramènent à ce rôle déterminant de la gestion des archives qu’est d’être la gardienne des sources premières, témoin des enjeux et changements sociaux et preuves des relations entretenues par l’Administration avec les citoyens. Plus que jamais, l’archiviste est un médiateur entre les intérêts des uns et les droits des autres. L’auteur décrira ce rôle de médiation et présentera certaines orientations liées à la refonte de la Loi sur les archives qui permettront de mieux appuyer la gouvernance.
Carole BROUILLETTE Infopremium	La gouvernance informationnelle : enjeux stratégiques illustrés à partir d’un produit quotidien d’informations intégrées comme le bilan bancaire virtuel À partir du bilan bancaire virtuel auquel nous accédons presque tous sur une base régulière pour vérifier diverses informations et nous prévaloir de certaines fonctionnalités (transactions bancaires, relevés de compte bancaire, de carte de crédit, de produits de placement, etc.), nous démontrerons les enjeux stratégiques de gouvernance que soulève une telle intégration d’informations. Il sera entre autres question de l’arrimage de certaines visions, de modalités décisionnelles et de planification opérationnelle. Nous aborderons également l’impact de ces enjeux sur le rôle du professionnel de l’information.
Christine DUFOUR Stéphanie CADIEUX Claire NIGAYUniversité de Montréal	Culture informationnelle en environnement numérique collaboratif La culture informationnelle d’une organisation s’ancre dans les valeurs, normes et comportements partagés par ses membres en ce qui a trait à leur perception de l’information, de sa création et de son utilisation. En venant modifier la nature même de l’information et des processus qui en sous-tendent le cycle de vie, les environnements numériques collaboratifs viennent ainsi potentiellement modifier la culture informationnelle sur une base individuelle. Mais qu’en est-il au niveau organisationnel? Est-ce que les membres d’une organisation adaptent leurs valeurs et comportements aux caractéristiques propres à l’information qui y transite? Se développe-t-il une « culture informationnelle 2.0 » autour des plateformes sociales et collaboratives intégrées aux systèmes de l’organisation? Autant de questions auxquelles nous essayerons, dans le cadre de cette communication, d’apporter des réponses à partir des résultats d’une étude de cas au sein des bibliothèques de deux universités québécoises. Cette recherche s’est intéressée à l’implantation du Web 2.0 dans ces deux milieux en prenant en compte différentes composantes de leur environnement informationnel – acteurs, culture informationnelle, caractéristiques des plateformes et outils implantés, etc. – afin d’obtenir un portrait contextualisé du phénomène.
Dominique MAUREL Université de Montréal	La gouvernance informationnelle : le rôle des acteurs organisationnels La gouvernance informationnelle suppose une approche globale pour soutenir les organisations dans l’atteindre de leurs objectifs. Dans les organisations, la gouvernance de l’information est souvent assumée par plusieurs unités administratives qui agissent en conformité avec leurs propres cadres juridiques, réglementaires et normatifs. On observe alors une approche en silo, où ces unités poursuivent leurs objectifs selon les priorités de leur domaine de spécialisation, souvent sans concertation entre elles : Documents et archives, Connaissances, Intelligence économique, Sécurité de l’information, Technologies de l’information, Communications, Qualité, etc. Le rattachement de la gouvernance informationnelle à l’une ou l’autre de ces unités influe sur l’approche adoptée (documentaire, juridique ou technologique, par exemple), l’importance accordée à certains aspects de la gouvernance, et les dispositifs privilégiés. Cette communication amorce la réflexion sur les risques d’une approche compartimentée de gouvernance informationnelle et sur la possibilité d’une meilleure collaboration, afin de mieux répondre aux exigences de l’organisation et de ses membres individuels.
Diane BAILLARGEON Université de Montréal	La catégorisation des actifs informationnels : élément de réponse stratégique aux besoins de la gouvernance organisationnelle Après avoir été une des pionnières dans la mise en place d’un Service d’archives appliquant le modèle de la gestion des documents dès leur création et à travers les trois âges, l’Université de Montréal se distingue à nouveau en implantant le processus de catégorisation des actifs informationnels mis de l’avant par la famille de norme ISO2700 en matière de technologie de l’information. Découlant de la gestion des risques et de la sécurité de l’information, la catégorisation des actifs informationnels permet d’inventorier les actifs liés à l’information et de les analyser sous l’angle de leur disponibilité, de leur intégrité et de leur confidentialité. Les pratiques en terme de création, d’accès, de stockage, de transmission et de gestion des actifs les plus critiques pour l’établissement sont ensuite examinées afin de déterminer les niveaux de risques acceptables et de proposer des correctifs si nécessaires. Après une brève présentation des concepts impliqués, la conférence fera état de la démarche entreprise à l’Université de Montréal, des outils mis en place et des étapes complétées à ce jour. La présentation fera état des difficultés rencontrées et terminera sur les prochaines étapes à réaliser et les retombées en termes de gouvernance stratégique de l’information.
Basma MAKHLOUF Haute école de gestion de GenèveDominique MAUREL Université de Montréal Gregory NOBS Haute école de gestion de Genève	Une politique pour réussir la gouvernance informationnelle dans nos institutions La gouvernance informationnelle s’inscrit dans la complexité des besoins des organisations en matière de création, de traitement, de sécurité, de pérennisation et d’utilisation des ressources informationnelles nécessaires pour la conduite de leurs fonctions et activités. Elle se concrétise notamment par une politique qui permet de définir et de diffuser les principes et les règles de bonnes pratiques en la matière. De ce fait, ce document tient une place stratégique dans l’implantation d’outils de gouvernance de ce type dans une institution. Nous proposerons une réflexion sur la nature, les impératifs ainsi que l’instrumentation de la gouvernance informationnelle dans une institution. Cette réflexion se basera sur l’examen des lois et des règlements, des normes et des standards qui sous-tendent la gestion et la protection des données analogiques et numériques dans les contextes canadien et suisse. De plus, plusieurs politiques de gouvernance informationnelle identifiées parmi divers types d’organismes seront analysées selon des indicateurs prédéfinis pour en proposer au final un modèle type. Ce dernier pourra dès lors servir de document de référence pour différentes institutions afin qu’elles puissent élaborer ou évaluer leur propre politique.
Natasha ZWARICH UQAM – Université du Québec à Montréal	Indicateurs de performance normalisés en archivistique : dispositifs pour mesurer la gouvernance des services d’archives Plusieurs organisations ont recours aux statistiques pour mesurer la performance de leurs activités. Les institutions muséales, bibliothèques et services d’archives ne font pas exception. Les objectifs visés par la collecte de statistiques sont nombreux : prise de décision stratégique; financement; comparaison entre institutions de même secteur; évaluer et améliorer les services offerts ainsi que promouvoir le rôle de ces institutions auprès de différentes instances. En bibliothéconomie, la norme ISO2789 édicte des règles générales de tenue des statistiques de bibliothèques. Cette norme assure que des définitions et des indicateurs communs sont utilisés lors de la collecte de données statistiques. Alors que les statistiques sont utilisées dans de nombreux services d’archives, les indicateurs sont peu normalisés rendant ainsi la comparaison difficile entre les différents types de services d’archives. Cette communication présente les bases d’un projet de recherche dont les principaux objectifs sont de dégager et compiler des indicateurs sur diverses dimensions, dont la gestion administrative d’un service d’archives, la gestion des fonds (la gestion documentaire et des archives historiques, y compris la gestion des documents numériques) et l’utilisation des fonds par divers publics. La compilation d’indicateurs normalisés permettra aux services d’archives de comparer la performance de leurs activités et servira de levier à l’amélioration des pratiques et des services offerts.
Aïda CHEBBI Université de la Manouba	Politique d’archivage du Web organisationnel Les organisations recourent aux systèmes d’information Web pour la conduite de leurs affaires, systèmes générant de nouveaux types de documents propres au Web. Cette production documentaire, éphémère par excellence, n’est pas toujours considérée comme faisant partie du patrimoine informationnel d’une organisation. Pourtant, les cadres de référence en gestion de l’information recommandent l’élaboration de politiques d’archivage appropriées aux documents Web. Ces cadres ne semblent pas être adoptés dans un contexte organisationnel. Quelques projets d’archivage du Web organisationnel sont menés par des archives nationales ou pris en charge par des bibliothèques nationales. Faute de ressources, la capture du Web organisationnel par ces institutions ne peut être que sélective. Ces projets sont également confrontés à des obstacles techniques, juridiques ou éthiques. Cet état de situation met en péril, en l’absence de pratiques de gestion documentaire adaptées, un fragment fragile de la mémoire organisationnelle. Nous proposons, dans le cadre de cette communication, un modèle de politique basée sur l’analyse des risques pour la gestion et la préservation du Web organisationnel, cas des sites Web publics. Le modèle s’appuie sur les résultats d’analyse d’un corpus de politiques d’archivage du Web recueillies auprès d’institutions de mémoire investies dans leur réflexion et leurs pratiques dans ce nouveau champ d’intervention des spécialistes de l’information.
Inge ALBERTS Université d’Ottawa	Analyser les processus d’affaires pour valoriser les actifs informationnels de l’organisation Valoriser les ressources informationnelles stratégiques constitue un défi de taille pour les organisations. Face à la croissance exponentielle des ressources documentaires, à l’instabilité des nouveaux formats numériques et à la convergence des systèmes d’archivage et des systèmes de gestion de contenu, l’organisation doit aujourd’hui se doter d’une approche efficace pour exploiter et préserver ses actifs informationnels. Cette communication introduira une méthodologie permettant d’identifier les ressources documentaires stratégiques propres à chaque organisation. Dans un premier temps, les principes de cette méthodologie fondée sur une analyse des processus d’affaires seront introduits. Puis, nous démontrerons comment l’inventaire des actifs informationnels et des processus d’affaires constitue la pierre angulaire d’une architecture d’information organisationnelle. Finalement, nous identifierons comment l’analyse des processus d’affaires contribue directement à l’amélioration de la mesure de la performance, un facteur essentiel à la bonne gouvernance informationnelle.

Pour en savoir plus
http://www.acfas.ca/evenements/congres/programme/82/300/331/c